اتوماسیون اداری چیست ؟
همه ما روزانه شاهد راه اندازی و شروع به کار کردن سازمان ها و شرکت های مختلف هستیم. بدیهی است که مدیر هر سازمان قصد دارد که کارهای جاری و روزمره را در سازمان خود با سرعت و روند بهتری انجام دهد. اما چالش مهمی که در همه سازمان ها و شرکت های مختلف وجود دارد این است که روزانه زمان و انرژی زیادی صرف پاسخ دادن به نامه های اداری، مکاتبات و نامه نگاری های کاغذی می شود. به همین دلیل استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به منظور سهولت انجام کارهای روزمره و روتین روزانه کاری ضروری و لازم است. اهمیت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری این است که قابلیت خودکار سازی مکاتبات اداری را بر عهده دارد.اتوماسیون اداری چیست ؟ برای تعریف و درک بهتر اتوماسیون اداری می توان گفت که اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه‌ی جمع آوری، ذخیره کردن و توزیع مستندات، پیام های الکترونیک و سایر فرم های ارتباطات اداری بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان ها را بر عهده دارد. این سیستم دارای نرم افزارهایی پیشرفته برای پردازش کلمه، تصویر سازی کردن مستندات، و بررسی تقویم ها و … است. از جمله وظایف و فعالیت های اصلی اتوماسیون اداری، می توان ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک و … را نام برد. در واقع استفاده از اتوماسیون اداری تاثیر زیادی در بهبود روند و سرعت انجام کارهای روتین و روزمره و بهینه سازی کردن رویه های جاری دارد. در صورتی که به بهینه کردن روند کار خود و افزایش سرعت کارها و وظایف روزمره سازمان خود اهمیت می دهید، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید تا با اتوماسیون اداری، و اهمیت استفاده از آن به طور کامل آشنا شوید.
کاربرد کامپیوتر ارائه دهنده انواع نرم افزارهای حسابداری
اتوماسیون اداری شامل چه بخش هایی می شود ؟
یکی از ویژگی های اتوماسیون اداری این است که از بخش ها و ماژول های مختلفی برای انجام کارهای روتین تشکیل شده است. یکی از بهترین ویژگی های اتوماسیون اداری این است که قابلیت استفاده و اجرای خدمات و وظایف مختلف را دارد. در واقع برای شناخت بهتر اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری لازم است که ابتدا با بخش های مختلف آن آشنا شوید. مهم ترین بخش های اتوماسیون اداری شامل موارد زیر است:
دبیر خانه:
یکی از اصلی ترین بخش های اتوماسیون اداری، بخش دبیرخانه است. در این بخش فرایندهای مربوط به ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی انجام می شود. در بخش دبیرخانه اتوماسیون، اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه های دریافتی، تهیه پیش نویس، گردش، امضا، ثبت و چاپ نامه های ارسالی صورت می گیرد.
بخش فرم ساز:
وظیفه بخش فرم ساز، طراحی انواع فرم های سازمانی و گردش آن ها در قالب جریان های کاری از پیش تعریف شده است. در واقع ثبت اطلاعات، نگهداری و بازیابی آن ها در بخش فرم ساز انجام می شود.
بخش مدیریت جلسات:
یکی از مهم ترین بخش های کاری ادارات، مربوط به جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن ها و نگهداری مستندات است. به همین دلیل استفاده از بخش مدیریت جلسات و سازماندهی به منظور بهبود روند فرایندهای جلسات و قرارهای کاری لازم و ضروری است.
پرتال مکاتبات برون سازمانی:
به منظور ردگیری مکاتبات در خارج از سازمان، و کاهش هزینه های ایاب و ذهاب، افزایش رضایت و تسریع در پاسخ و ارائه خدمت به ارباب رجوع، از بخش پرتابل مکاتبات برون سازمانی استفاده می شود.
از جمله بخش های دیگر اتوماسیون اداری می توان موارد زیر را نام برد:
- کارتابل آفلاین
- آرشیو الکترونیک
- سامانه تبادل فایل
- تبدیل گفتار به متن
خرید نرم افزار مالی حسابداری از وبسایت کاربرد کامپیوتر
دلایل اهمیت اتوماسیون اداری
یکی از بهترین دلایل اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری این است که تاثیر زیادی در کاهش کارهای تکراری و آزاد سازی انرژی سازمان دارد. چرا که با استفاده از اتوماسیون اداری می توان در صورت لزوم فعالیت های مرتبط با وظایف کارکنان و پرسنل مختلف را از راه دور هم نظارت و کنترل کرد. یکی از مهم ترین دلایل اهمیت اتوماسیون اداری این است که به صورت جز به جز و پیشرفته از فرایندها و مکاتبات مختلف گزارش گیری کرد و به مدیر سازمان تحویل داد. علاوه بر این، با استفاده از این سیستم می توان با سرعت و روند بهتری وظایف مختص خود را در بخش های مختلف انجام داد.
مزایای اتوماسیون اداری چیست ؟
علاوه بر موارد ذکر شده در مورد اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری، استفاده از این سیستم مزایای مختلفی برای سازمان دارد. از جمله مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری می توان موارد زیر را نام برد:
- امکان انجام عملیات خودکار سازی فرایندهای اداری به بهترین نحو انجام می شود.
- مکاتبات اداری کاغذی کاهش می یابد.
- اشتباه، تکرارهای بیهوده، متوقف شدن کار و … تا حد زیادی کاهش می یابد.
- امکان شفاف سازی و مدیریت متمرکز به راحتی در مرحله گردش اسناد فراهم می شود.
- قابلیت انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و هر مکان (خارج از محل کار) برای کارمندان فراهم می کند.
اتوماسیون اداری چه کاربردی دارد ؟
با توجه به موارد ذکر شده در مورد اهمیت و مزایای استفاده از اتوماسیون اداری می توان گفت که استفاده از این سیستم به دلیل همین مزایایی که دارد، می توان از آن در سازمان ها و شرکت های مختلف استفاده نمود. در واقع می توان گفت مهم ترین کاربردهای اتوماسیون اداری این است که با استفاده از آن می توان فرایندهای دستی را در مکاتبات اداری به حداقل رساند. به همین دلیل قابلیت و امکان مدیریت کردن بهتر فرایندهای با چرخه های اداری و قوانین سخت و مختلف را به سازمان ها و ادارات مختلف می دهد. علاوه بر این، همان طور که در پارگراف های بالاتر ذکر شد، با جایگزین شدن فرایندها نامه نگاری و مکاتبات تحت اتوماسیون و به صورت آنلاین، فرایندهای اداری سازمان سریع تر و با کیفیت بهتری انجام می شود. همچنین زمانی که کاغذها برای مکاتبات حذف می شوند، دیگر نیازی به بایگانی کردن پرونده مالی و اداری مختلف نیست.
برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری از وبسایت کاربرد کامپیوتر کلیک کنید
