• امكان ایجاد گروه های مجزا در برنامه بطوری كه هر گروه امكان نگهداری اطلاعات يك مجموعه مستقل را دارا است
• براي گروههای مذكور مشخصات كامل شركت و آرم قابل ثبت است
• امكان تهيه نسخه پشتيبان از برنامه به روشهای اتوماتيك و دستی و برگرداندن پشتيبان در برنامه
• معرفي كاربران همراه با تنظيم سطوح دسترسی به قسمتهای مختلف برنامه و اطلاعات سالهای مختلف به جزئی ترين حالتهای ممكن
• امكان يكسان سازی و تبادل اطلاعات بين مراكز مختلف از طريق مودم يا ديگر وسايل ارتباط شبكه ای بطور اتوماتيك
• نگهداری ريز تغييرات ، سابقه اسناد و تغييرات اطلاعات پايه به تفكيك كاربران
• شرح آخرين تغييرات نسخه های جديد برنامه ها
• امكان ايجاد SHORTCUT از ساير نرم افزارها در سيستم
• امكان فعال سازی بخش يادآوری جهت يادآوری اتوماتيك پيامهای تنظيم شده
• يادداشت
• ماشين حساب

در سازمان‌ها و ادارات زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌های اداری می‌شود. مدیران سازمان‌ها علاقه‌دارند تا فرآیند انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمان خود سرعت بخشند. در این بین نرم‌ افزار اتوماسیون اداری می‌تواند نقش به‌سزایی در کاهش زمان کارهای اداری داشته باشد. این سیستم اداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری روی کیفیت و چگونگی انجام امور اداری خود داشته باشند. مدیران سازمان‌ها می‌خواهند با صرف هزینه معقول، سیستمی جامع و کارآمد داشته باشند. اگر شما نیز به‌دنبال مکانیزه کردن و اتوماسیون فرآیندهای اداری خود هستید، در ادامه مطلب به چند نکته طلایی برای انتخاب درست نرم‌ افزار اشاره شده است پس با ماه همراه باشید.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

تقریبا همه سازمان ها و شرکت های مختلف، چالش ها و مشکلات مهمی در مورد افزایش بهره وری روبرو هستند. به همین جهت همواره به دنبال راهی برای بهبود و افزایش بهره وری در واحدها و بخش های مختلف سازمان هستند. یکی از بهترین روش های افزایش بهره وری کارمندان و دانش آن ها در قسمت های مختلف، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری است. بسیاری از سازمان ها به دلیل پیچیدگی هایی که در روند کار آن ها وجود دارد، با اختلالات مختلفی روبرو هستند. به همین دلیل با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می توانند شاهد بهبود فرایندها و فعالیت هایی باشند که در مجموعه آن ها انجام می شود. با افزایش پیچیدگی هایی که در شرکت های مختلف وجود دارد، استفاده از این گونه نرم افزارها به همه صنایع مختلف راه پیدا کرده است. به گونه ای که در حال حاضر به جزئی جدا ناپذیر از سازمان ها و شرکت های خصوصی و دولتی تبدیل شده است. اتوماسیون اداری با نام دیگر اتوماسیون کسب و کار نیز شناخته می شود. این اصطلاح به دلیل استفاده از فناوری برای انجام کارهای تکراری، استفاده می شود. به گونه ای که کارکنان و مدیران بخش های مختلف هر کسب و کار می توانند بدون اتلاف وقت و در اختیار داشتن وقت آزاد بیشتر، به بهترین نحو از زمان خود استفاده می کنند. اگر قصد استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری را دارید، همراه ما باشید.

برای خرید نرم افزار انبار (کنترل موجودی) کلیک کنید

اجزای نرم افزار اتوماسیون اداری

علاوه بر بهینه سازی زمان و افزایش مدت زمان آزاد برای کارمندان و مدیران مختلف، نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت ها و ویژگی های مختلفی نیز دارد. در واقع قابلیت هایی که در اجزای نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد، به عنوان یک ماژول کاربردی در این زمینه شناخته می شود. از جمله مهم ترین و بهترین اجزای نرم افزار اتوماسیون اداری می توان موارد زیر را نام برد: 

دبیرخانه:

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می توان تمام وظایف واحدهای مختلف دبیرخانه را به بهترین نحو خودکارسازی و دیجیتالی کرد. برای مثال با استفاده از این نرم افزار می توانید وظایف مختلفی از جمله  شماره‌ گذاری، دریافت نامه و بخش نامه ها، ارسال بخش ها و مکاتبات مهم، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را با استفاده از این اتوماسیون به صورت خودکار و بدون اتلاف وقت و سریع انجام دهید.

تقویم سازمانی و مدیریت جلسات

این قسمت مستقیما روی میز کار هر کدام از مدیران و کارمندان تعبیه شده و دسترسی به آن آسان و سریع است. یکی از بهترین قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری این است که به کمک آن می توانید  قرارهای ملاقات، جلسات و برنامه‌های کاری را ثبت کنید. سپس طبق تاریخ مورد نظر یادآوری برای آن ها تنظیم کنید. با استفاده از این قابلیت زمان مورد نظر برقراری جلسات با ارسال پیام، هشدارهای درون سازمانی یا از طریق ایمیل به شما یادآوری خواهد شد.

سامانه تبادل فایل

یکی از وظایف مهم در ادارات مختلف به اشتراک گذاشتن فایل های مختلف است. با استفاده  از نرم افزاری اتوماسیون اداری با دقت، امنیت و سرعت مناسب می توانید فایل های مورد نظر درون سازمانی را با سایر همکاران خود در بخش های مختلف به اشتراک بگذارید.

آرشیو کردن مستندات

بخش آرشیو مستندات یکی از مهم ترین و ضروری ترین بخش های هر نرم افزار اتوماسیون است. زیر سیستم مدیریت مستندات این نرم افزار به شما امکان می دهد که اسناد سازمانی، نامه های اداری و مکاتبات مهم را دسته بندی کرده، بایگانی و حتی مدیریت کنید.

تبدیل گفتار به متن

کارمندان و مدیران بخش های مختلف در بسیاری از موارد ممکن است در طول چندین بار مکاتبه با یک دیگر داشته باشند. به همین دلیل با ماژول قابلیت تبدیل گفتار به متن بدون صرف زمان و انرژی زیاد می توانند به جای تایپ کردن های طولانی و زمان بر از این قابلیت استفاده کنند.

خرید نرم افزار مالی (حسابداری) از کاربرد کامپیوتر

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب کاربرد کامپیوتر

یکی از بهترین مزایایی که باعث افزایش روند استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری شده، این است که به صورت تحت وب نیز طراحی می شوند. در واقع با این ویژگی فارغ از موقعیت جغرافیایی، زمان و مکان می توانید به انجام امور اداری ضروری بپردازید. در واقع به صورت الکترونیک و فضایی کاملا ایمن می توانید به سازماندهی کردن کلیه مکاتبات و امور اداری را انجام دهید. در واقع به طور کلی می توانید مدیران، کارمندان و کاربران هر واحد سازمان را به صورت جداگانه معرفی کنید. همچنین متناسب با سمت هر فرد پرونده های شخصی و محرمانه برای هر واحد سازمان به صورت درون سازمانی و برون سازمانی می توان تشکیل داد. یکی از مزایای ویژه این نرم افزار این است که می توان پرونده های ثبت شده را بین کاربران در صورت لزوم گردش داد. علاوه بر این، در صورتی که نیاز به متصل کردن سایر نرم افزارها و سیستم ها مانند سیستم واحد حسابداری، انبارداری، حقوق و دستمزد و … به این اتوماسیون باشد، این امکان نیز فراهم شده است. حتی در صورتی که هر کارمند یا پرسنل نیاز باشد که به بخشی از نرم افزار اتوماسیون اداری وجود داشته باشد، می توانید برای هر کارمند دسترسی های لازم را فراهم کنید. بدین صورت امکان بررسی کردن گزارشات، ثبت مرخصی ها به صورت روزانه و ساعتی و گزارشات مالی، اطلاع از ساعات کاری هر کارمند، دسترسی به بخش های مختلف و … به راحتی وجود دارد. کلیه این امور با استفاده از قابلیت ها و ماژول های نرم افزار به صورتی طراحی شده که تحت وب و از راه دور در هر جا که باشید، وجود دارد.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب برای سازمان ها

امروزه برای مدیریت کردن امور اداری و چگونگی انجام فرایندهای مختلف در کسب و کارها، از نرم افزارهای تخصصی از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می شود. علاوه براین، به منظور سهولت در انجام امور اداری در طی سال های اخیر نرم افزارهای کاربردی در این زمینه به صورت تحت وب طراحی و تولید شده است. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب می توان سهولت کارها و امور اداری را در ساعات غیر اداری هم مدیریت و کنترل کرد. بااستفاده از این نرم افزار می توان در هر زمان و مکانی امور اداری مرتبط با وظایف خود را انجام داد. علاوه بر این، این نرم افزار تحت وب مزایای دیگری هم دارد که به شرح زیر است:

• قابلیت یادآوری کردن وظایف و جلسات
• امکان تعریف کردن محدوده دسترسی برای انجام امور اداری برای هر پرسنل
• امکان دریافت و ارسال ایمیل به صورت بین سازمانی و به افراد دیگر در خارج از سازمان
• قابلیت مدیریت اسناد و مدارک و نامه های الکترونیکی
• قابلیت تعریف امضاء دیجیتال بر اساس سطح دسترسی به نامه
• قابلیت جستجوی پیشرفته بر اساس سطح دسترسی و پارامترهای تعریف شده در هر بخش سازمان
• امکان شماره دهی اتوماتیک به اسناد مختلف توسط هر کارمند
• کاهش فعالیت ­های مازاد مانند نگهداری و بایگانی اسناد
• مدیریت  بهتر پرسنل با استفاده از امکاناتی که در سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری مانند نظیر گردهمایی و کنفرانس از راه دور دارد.
• افزایش امنیت و صحت اطلاعات در بخش های مختلف

پشتیبانی نرم افزارهای اتوماسیون اداری در کاربرد کامپیوتر

انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری متناسب با نیاز شرکت خصوصی و دولتی با قابلیت ها و ویژگی های مختلف طراحی و تولید می شود. طراحی رابط کاربری این نرم افزار امکان استفاده به کلیه کاربران را می دهد. این نرم افزار توسط مجموعه کاربرد کامپیوتر از شنبه تا چهارشنبه و در ساعت های 8 تا 17:30 در صورت بروز مشکلات فنی، پشتیبانی می شود.

نحوه ارائه برگه های مرخصی در نرم افزار اتوماسیون اداری کاربرد کامپیوتر

در به‌روزرسانی جدید نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربرد کامپیوتر، امکان اضافه کردن برگه‌های مرخصی به نرم‌افزار اضافه شده است. این تغییر جدید به کاربران این امکان را می‌دهد تا فرایند ثبت و مدیریت مرخصی کارمندان خود را به صورت متمرکز و بهینه‌تری انجام دهند. اتوماسیون اداری نه تنها به افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها کمک می‌کند بلکه باعث کاهش خطاها و افزایش دقت در انجام وظایف می‌شود. با این تغییرات جدید، نرم‌افزار به یک ابزار جامع برای مدیریت امور اداری تبدیل شده و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به بهبود کیفیت خدمات و بهره‌وری کارکنان بپردازند.